Очередное собрание учредителей ооо

Автор: | 17.08.2019

Оглавление:

Общее собрание участников ООО

Решение важных вопросов, касающихся деятельности компании и ее управления, происходит на официальном собрании владельцев. Все основатели ООО могут присутствовать на заседании, голосовать, лично осуществлять принятие решений. Собрание участников ООО является обязательным и должно проводиться раз в год (не реже). Какие же требования предъявляет к нему законодательство – рассмотрим далее.

Задачи и особенности

Общее собрание участников компании является своего рода главным законодательным мероприятием ст. 32 Закона РФ № 14-ФЗ. Его ежегодное проведение обязательно. Также могут проводиться собрания во внеочередном порядке, по желанию или требованию основателей (ст. 35 Закона № 14-ФЗ).

Согласно ст. 37 Закона РФ № 14-ФЗ, собрание имеет четкий порядок проведения. Очередное заседание учредителей компании в соответствии со ст. 33 осуществляет такие функции:

  • Рассмотрение новых направлений и сфер деятельности компании.
  • Внесение корректив в учредительный договор, устав и другие основные документы компании.
  • Увеличение (уменьшение) объема уставного капитала.
  • Создание или прекращение работы дирекции ООО, передача полномочий внешнему управляющему.
  • Установление размера оплаты руководству ООО (внешнему руководителю).
  • Назначение или освобождение от обязанностей главного ревизора и аудитора компании.
  • Рассмотрение и утверждение документации, предоставленной бухгалтерией (баланс, отчеты, сметы).
  • Распределение суммы дивидендов между основателями компании.
  • Принятие решения о временном прекращении выплат дивидендов в связи с убыточной работой организации.
  • Вынесение решения о направлении средств на развитие ООО.
  • Поднятие вопроса об эмиссии и движении бумаг компании.
  • Утверждение нормативных актов предприятия.
  • Принятие решений о ликвидации, расформировании компании, открытии нового филиала или подразделения.

Положение об особенностях прохождения общего очередного собрания организации в 2017 году регламентировано гл. IV Закона № 14-ФЗ. Годовое собрание может быть назначено в определенные сроки: через 60 дней после фактического окончания года, но не позже чем через 120 дней (ст. 34 ФЗ № 14). В течение времени перед собранием (2-4 месяца) бухгалтерия занимается подготовкой документации (бухгалтерских балансов). Рассмотрение и утверждение этих документов – компетенция заседания основателей ООО.

Заседание вне очереди

Созыв участников ООО проводит непосредственно исполнительный орган компании. Для проведения внеочередного собрания должны быть серьезные основания. Инициаторы посылают исполнительному органу письменное требование. Срок его рассмотрения – 5 суток. По завершении срока исполнительный орган выдает подтверждение об организации заседания или направляет отказ.

Срок созыва и проведения заседания такого типа – 45 дней после оформления требования. В случае отказа или нарушения сроков собрание может быть осуществлено инициаторами за свой счет. Исполнительный орган обязан передать инициаторам собрания данные всех участников ООО.

Исполнительный орган не имеет права изъять или скорректировать задачи, поставленные на рассмотрение. Однако он может внести в повестку дня дополнительные пункты, которые будут направлены на обсуждение собранием.

Подготовка

За месяц до проведения общего собрания компании всем участникам направляется письменное уведомление (ст. 36 Закона № 14-ФЗ). В документе указывается время, точное место проведения заседания и в общих чертах описываются вопросы, которые будут рассматриваться на собрании. Если в уставе ООО не указано, каким способом участникам собрания направляется извещение, его высылают заказной бандеролью по адресу проживания.

Повестка дня для общего заседания основателей компании формируется в установленном порядке. Все участники вправе дополнять повестку интересующими их вопросами не позже чем за 15 дней до начала собрания. Орган, отвечающий за созыв собрания, не имеет права на внесение поправок в повестку дня.

Перед открытием собрания все участники проходят процедуру регистрации. Для официального подтверждения присутствия участников ведется лист регистрации. Голос лица, которое не зарегистрировалось в этом документе, признается недействительным.

В документ вносится следующая информация:

  • Паспортные данные.
  • Долевой объем владения капитала ООО.
  • Подпись участника.

Журнал регистрации участников ООО не является обязательным документом. Однако если решения, принятые на заседании, будут оспариваться в судебном порядке, юристы истца могут заявить на этом основании, что был нарушен регламент проведения собрания ООО. А это повод признать собрание недействительным и аннулировать договоренности.

Любой участник может присутствовать на собрании лично или передать полномочия доверенному лицу. По необходимости участник может заменить представителя, отменить доверенность или передать право на участие в собраниях новому лицу.

Открытие и этапы проведения

Ежегодное собрание учредителей ООО открывает генеральный директор компании в час, указанный в извещении и в регистрационном листе. В начале заседания назначаются председатель и секретарь, обсуждаются вопросы по повестке дня.

Порядок голосования на заседании ООО регаментируется ст. 37 Закона № 14-ФЗ. Для утверждения вопросов по созданию филиала, подразделения, изменения объема уставного капитала необходимо 2/3 положительных голосов участников. Единогласное постановление (100% голосов) требуется только по особо важным вопросам (ликвидация компании, принятие нового учредителя).Таблица о порядке голосования на общем собрании ООО приведена здесь.

Форма проведения собрания ООО может быть заочной (ст. 38 Закона № 14-ФЗ). Если один или несколько участников по уважительной причине не могут присутствовать на заседании (из-за чего не набран кворум собрания), допускается прислать письменное заявление с указанием своего согласия/несогласия (при необходимости – с комментариями) с каждым пунктом. Не может осуществляться заочное голосование по особо важным вопросам, например избрание совета директоров, выбор аудитора ООО, определение ревизора компании и т.п.

Исполнительный орган ООО ведет протокол, в котором отображаются все действия, происходившие на заседании, а также заносятся результаты голосований. Обычно составление протокола доверяется секретарю. Однако иногда просто оформить документ и подтвердить его подписями недостаточно. В особо значимых случаях на общее собрание приглашается нотариус. Он составляет нотариальное удостоверение собрания, которое имеет весомое значение в суде.

Полное оформление протокола осуществляется в течение 3 суток после окончания собрания. В течение 10 дней по завершении заседания копии протокола предоставляются всем участникам собрания.

Проведение общего собрания ООО – обязательное условие для каждой компании. В случае незаконного отказа в созыве, уклонения компании от собрания заседания предусмотрена административная ответственность в виде штрафа (от 500 до 700 тыс. рублей). Ответственность за непроведение собрания по вине исполнительного органа – наложение штрафа в размере от 20 до 30 тыс. рублей.

Иногда может показаться, что общее собрание учредителей – лишняя трата времени и денег, но это не так. Его можно рассматривать просто как повод встретиться и в деловой обстановке обсудить текущее положение и перспективы развития компании в будущем. Ценность такого общения переоценить трудно.

Общее собрание участников ООО и его компетенция

Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью (ООО) является его высшим органом управления, которое определяет всю деятельность юридического лица с момента его учреждения до его ликвидации.

Основным правом, которое есть у участников Общего собрания ООО, является то, что они могут присутствовать на нем, принимать участие в решении вопросов повестки дня (обсуждать, голосовать). Уставом Общества или каким-либо иным решением (положением) Общества такое право не может быть ограничено, в противном случае такие ограничения ничтожны.

Общее собрание ООО может быть очередным и внеочередным.

Очередное Общее собрание участников ООО

Очередным Общим собрание участников ООО считается собрание обязательное к проведению. Согласно статье 34 Закона об Обществах с ограниченной ответственностью Уставом должны быть определены сроки проведения ежегодного очередного Общего собрания.

Для проведения очередного Общего собрания законодательство определяет период для его проведения. Общее собрание участников ООО нужно провести в период с 1 марта по 30 апреля, ведь в законе указано, что Общество должно провести Общее собрание в период не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. Последней датой финансового года является 31 декабря.

Внеочередное Общее собрание участников ООО

Внеочередное Общее собрание участников ООО не обязательно к проведению и может быть проведено в случаях предусмотренных Уставом Общества или в любом другом случае, если требуется решить какие-либо вопросы для определения его интересов по дальнейшей деятельности, а также интересов участников Общества.

Внеочередное Общее собрание ООО может быть созвано исполнительным органом (Генеральным директором), Советом директором, Ревизионной комиссией (Ревизором), Аудитором Общества или его участниками, чьи доли в сумме составляют не менее 10% Уставного капитала ООО. Смотрите также: Порядок созыва и проведения Общего собрания.

Голосование на Общем собрании участников ООО

Каждый участник Общества с ограниченной ответственностью на Общем собрании имеет то количество голосов, которое соответствует его доле в Уставном капитале ООО. Но, бываю случаи, когда к подсчету голосов применяется иной порядок: один участник – один голос.

Также Уставом Общества может быть определен иной порядок определения голосов на Общем собрании. Такой порядок может быть определен Устав при создании Общества, либо внесен в Устав Общества при его изменении принятом единогласно всеми участниками. В случае, если в Уставе определен иной порядок определения голосов, то у частников есть возможность, по их единогласному решению, изменить его, либо исключить вовсе из него.

Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает

В Уставе ООО должен быть определен круг вопросов (компетенция) которые рассматривает и принимает по ним решения Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью. Компетенция Общего собрания должна соответствовать Закону об ООО, Гражданскому кодексу и иным нормативным актам.

К компетенции Общего собрания относят:

  • 1. Определение направления деятельности
  • 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
  • 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
  • 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
  • 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
  • 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
  • 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
  • 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
  • 9. Распределение прибыли между участниками ООО
  • 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
  • 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
  • 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
  • 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
  • 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
  • 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
  • 16. Решение иных вопросов

По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.

Нужен ли протокол годового собрания ООО если единственный участник директор

Вопрос-ответ по теме

Нужно ли составлять протокол (решение) годового собрания участников ООО, если учредитель является единственным участником и в том числе генеральным директором Общества. И в какой форме, если надо.

: Даже если ООО состоит из одного участника, нужно соблюдать сроки утверждения годовых результатов деятельности общества. В данной ситуации единственный учредитель может принять в решение об утверждении годовой деятельности общества. Это следует из ст.39 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ в которой установлено, что в обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно. При этом положения статей 34, 35, 36, 37, 38 и 43 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ не применяются, за исключением положений, касающихся сроков проведения годового общего собрания участников общества.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист»

Как провести очередное общее собрание участников ООО

«Как соблюсти порядок созыва очередного общего собрания участников

Очередное общее собрание участников нужно проводить в сроки, определенные уставом, но не реже чем один раз в год.

Таким образом, очередное собрание — это не всегда только годовое собрание.

Если очередное собрание планируется проводить один раз в год, то на нем нужно будет утверждать годовые результаты деятельности общества. К такому собранию (с такой повесткой дня) закон устанавливает особое требование: оно должно быть проведено с 1 марта по 30 апреля. Однако на самом деле собрание лучше успеть провести не позднее трех месяцев по окончании года.

Если очередные собрания планируется проводить несколько раз в год, то нужно указать, на каком из них будут утверждаться годовые результаты деятельности. Такое собрание также должно быть проведено в названный выше период.

Даже если ООО состоит из одного участника, нужно соблюдать сроки утверждения годовых результатов деятельности общества (ст. 39 Закона об ООО).

Утверждение годовых результатов деятельности ООО относится к исключительной компетенции общего собрания участников (п. 2 ст. 33 Закона об ООО).

Порядок созыва общего собрания участников общества определен в статье 36 Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества»

Годовое собрание ООО в 2018 году. Шпаргалка для юриста

Статьи по теме

Краткий алгоритм – как в 2018 году подготовиться и провести годовое собрание ООО. По ссылкам к каждому шагу вы найдете подробные инструкции. Времени осталось совсем мало: торопитесь!

Как созвать годовое собрание: 6 шагов

Участников нужно уведомить о собрании как минимум за 30 дней, если устав не предусматривает другой срок. Но до уведомления нужно решить еще ряд вопросов – на это уйдет минимум неделя.

  1. Выбрать способ подтверждения решения собрания.
  2. Принять решение о проведении собрания. В нем нужно определить дату, время и место собрания, повестку дня, форму собрания. Эти сведения потом нужно указать в уведомлении.
  3. Такое решение принимает директор. Но устав может относить этот вопрос к компетенции совета директоров или правления – это коллегиальные органы. А значит, чтобы созвать их, понадобится время.
  4. Проверить актуальность списка участников. В списке должны быть актуальные адреса участников, иначе они не узнают о собрании, а потом будут оспаривать решения. Если список ведет нотариус, то нужно запросить сведения у него.
  5. Подготовить материалы к собранию. Это годовой отчет, сведения о кандидатах в органы управления и пр. Без этого участники не смогут принять решения. Внимание! Чтобы подготовить документы к собранию, возможно, придется запросить документы у ревизора, аудитора, директора и главного бухгалтера.
  6. Составить уведомление и направить его участникам. В уведомлении нужно указать дату, время и место собрания, повестку дня, документы, которые участникам нужно взять с собой. По умолчанию уведомление направляют заказным письмом, но устав может предусматривать другой способ.

Подготовлено по материалам Системы Юрист

Получить бесплатный доступ

Когда участники увидят повестку дня, они, возможно, захотят внести в нее дополнительные вопросы или предложить своих кандидатов в органы управления. Предложения участников нужно рассмотреть по определенным правилам и либо удовлетворить требования, либо отказать.

Как провести собрание

  1. Зарегистрировать тех, кто прибыл на собрание. Прийти может как участник, так и его представитель. Нужно проверить их документы, свериться со списком участников, проверить полномочия представителя и зафиксировать явку в листе регистрации.
  2. Открыть собрание. Обычно это делает директор. На этом этапе также надо выбрать председателя и секретаря, которые дальше будут вести собрание и фиксировать результаты.
  3. Определить окончательную повестку дня. Если на собрание пришли все участники, они могут предлагать новые вопросы в повестку. Председатель должен рассмотреть их и принять или отказать.
  4. Принять решения по вопросам повестки дня. Как минимум нужно утвердить годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс – это обязательные вопросы годового собрания. Если участники не примут решения по остальным вопросам – их можно будет отложить, в законе нет ограничений по срокам.

Особый случай – избрание кандидатов в органы управления (в совет директоров и правление). Если срок полномочий истекает, то переизбрать органы управления лучше вовремя. Иначе некому будет решать вопросы, отнесенные к их компетенции.

По каждому вопросу нужно определить, сколько требуется голосов, – простое, квалифицированное большинство или единогласное решение.

Участники голосуют, председатель подсчитывает голоса. Если будете избирать кандидатов в совет директоров или правление, возможно, придется провести кумулятивное голосование.

Как оформить протокол

  1. Определить сведения, которые будут в протоколе. Закон не предусматривает четкую структуру этого документа. Есть пять пунктов, которые обязательно должны быть в протоколе. Остальное закон оставляет на усмотрение общества. Но чтобы протокол был понятным и неоспоримым, лучше оформить его по правилам для акционерных обществ – смотрите список из 17 пунктов, которые сделают протокол идеальным.
  2. Решить, кто подпишет протокол. По общему правилу протокол подписывают председатель и секретарь. Этого достаточно, когда решения собрания и состав участников подтверждает нотариус. Но если общество отказалось от нотариального подтверждения, стоит получить на протоколе подписи всех участников. Иначе обществу придется доказывать, что участник был на собрании и голосовал так, как указано в протоколе.

Смотрите видеолекцию

Общие собрания. Рассказывает Владислав Кузнецов, шеф-редактор ЮСС «Система Юрист».

Прослушайте курс видеолекций о корпоративных отношениях в Высшей школе юриста. Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение: диплом государственного образца.

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.

Созываем очередное собрание участников ООО

В корпоративной деятельности любой организации проведение годового собрания участников занимает одно из ключевых мест. Принятые на нем решения во многом определяют порядок деятельности общества на весь следующий год. Поэтому созыв и проведение его в соответствии с действующим законодательством – одна из наиболее ответственных задач исполнительных органов компании. В настоящей статье мы рассмотрим порядок созыва очередного, обычно называемого годовым, собрания участников общества с ограниченной ответственностью и постараемся дать ряд простых советов, способных помочь избежать наиболее распространенных ошибок.

Срок проведения собрания

Очередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее – общее собрание, общество соответственно) проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем один раз в год. В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2011; далее – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью») общее собрание должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года.

Понятия «финансовый год» действующее гражданское законодательство не содержит. Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность хозяйственных обществ, оперируют данным термином, не расшифровывая его содержания. Согласно ст. 12 Бюджетного кодекса Российской Федерации финансовый год соответствует календарному году и длится с 1 января по 31 декабря. Однако данный кодекс распространяет свое действие только на отношения, возникающие между субъектами бюджетных правоотношений в процессе формирования доходов и осуществления расходов в бюджетной системе Российской Федерации. Законодательство о бухгалтерском учете оперирует понятием «отчетный период»:

Извлечение

из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

6) отчетный период – период, за который составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность;

Статья 15. Отчетный период, отчетная дата

1. Отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно, за исключением случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Налоговое законодательство использует понятие «налоговый период», в котором может быть один или более отчетных периодов:

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 55. Налоговый период

1. Под налоговым периодом понимается календарный год или иной период времени применительно к отдельным налогам, по окончании которого определяется налоговая база и исчисляется сумма налога, подлежащая уплате. Налоговый период может состоять из одного или нескольких отчетных периодов.

Отсутствие прямых указаний позволяет некоторым авторам говорить о возможности установления параметров финансового года в учредительных документах юридического лица [1] . В отношении общества такая возможность вызывает серьезные сомнения. Во-первых, в ст. 31 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» законодатель говорит о годовой бухгалтерской отчетности за два завершенных финансовых года, во-вторых, в ст. 34 содержится упоминание утверждения годовых результатов деятельности, которое большинством юристов воспринимается как указание на необходимость утверждения годовой бухгалтерской и налоговой отчетности. К этому добавляется норма подп. 6 п. 2 ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», устанавливающего исключительную компетенцию общего собрания на утверждение годовой бухгалтерской отчетности. Из системного рассмотрения норм действующего законодательства следует, что финансовый год в обществе должен совпадать с календарным, что и необходимо зафиксировать в его уставе. Установление любых иных рамок финансового года, даже если оно экономически оправдано [2] , ведет к серьезным затруднениям в работе организации. Годовое общее собрание участников должно проходить в интервале между 1 марта и 30 апреля каждого года. Общество вправе зафиксировать в уставе более конкретные сроки проведения годового собрания. Детализация может быть различной, но к вопросу необходимо подходить разумно. С одной стороны, точная информация позволяет участникам самостоятельно отслеживать реализацию своего права на участие в управлении, с другой – в ряде случаев может затруднить работу исполнительных органов общества. Иногда это может привести к непредвиденным расходам (например, окажется невозможным найти подходящее помещение или аренда его будет стоить дороже, чем обычно) [3] . Существует несколько базовых вариантов. Например, можно сократить общий срок созыва собрания [4] :

Очередное Общее собрание Участников созывается Генеральным директором Общества не позднее трех месяцев с момента окончания финансового года. На данном Собрании, помимо иных включенных в повестку дня вопросов, утверждаются годовые результаты деятельности Общества. Все иные собрания являются внеочередными.

Можно «привязать» к плавающей дате:

Общее собрание участников ООО «Серинити» может быть очередным (годовым), созываемым директором в третий понедельник марта для утверждения годовых результатов деятельности общества, или внеочередным, созываемым для решения вопросов, отнесенных к компетенции собрания.

Или вообще указать конкретный день, когда должно проходить общее собрание участников:

Очередное общее собрание участников ООО «Малдер» проводится ежегодно 01 апреля. Очередное общее собрание участников Общества созывается Генеральным директором Общества.

Однако на практике об этом мало задумываются, и обычно в уставе в той или иной форме дублируется норма действующего законодательства:

Очередное Общее собрание участников Общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности Общества, должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года.

Каждый из этих вариантов имеет и достоинства, и недостатки. Только участники общества могут определить, какой из вариантов для них наиболее удобен.

Вопросы повестки дня

Вопросы повестки дня, которые должны быть рассмотрены на очередном собрании участников, можно разделить на процедурные, обязательные и факультативные.

Процедурные вопросы – это вопросы, связанные с порядком ведения самого собрания. К ним относятся, в частности:

  • выбор председательствующего на собрании участников.

Извлечение

из Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества

4. Общее собрание участников общества открывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества… […]

5. Лицо, открывающее общее собрание участников общества, проводит выборы председательствующего из числа участников общества. […]

Достаточно часто проводятся и выборы секретаря общего собрания, хотя с точки зрения действующего законодательства эта процедура не имеет особого смысла. В соответствии с п. 6 ст. 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Так, вне зависимости от того, кого общее собрание изберет секретарем, ответственным будет являться руководитель организации. На практике в большинстве обществ секретарей избирают из числа сотрудников или участников общества, и их подпись на протоколе свидетельствует о том, что изложенное в документе соответствовало происходившему на собрании. Единственная обязанность таких секретарей, установленная законом, – направить копию протокола всем участникам общества в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания участников общества;

  • избрание счетной комиссии (в случае необходимости);
  • определение порядка голосования (протоколами, «поднятием руки» и т.п.). Стоит заметить, что протоколы с собственноручными подписями ‑ наиболее надежный инструмент при проведении общего собрания участников. С одной стороны, они упрощают процедуру подсчета голосов, с другой – позволяют в последующем оперировать «овеществленным» мнением самого участника.

Обязательные вопросы можно разделить на обязательные для всех обществ и обязательные для конкретного общества. К обязательным для всех обществ относятся вопросы:

  • рассмотрения годового отчета организации [5] и утверждения результатов деятельности, в т.ч. годового бухгалтерского баланса;
  • распределения прибыли/убытков общества.

К обязательным для конкретного общества относятся вопросы, разрешения которых требует действующее законодательство с учетом диспозитивных вариантов управления и контроля, реализованных участниками в уставе общества. Это вопросы назначения:

  • членов наблюдательного совета (совета директоров) в тех обществах, где наличие такого органа управления предусмотрено уставом и срок полномочий определен по аналогии с акционерным обществом в один год;
  • или продления полномочий ревизора общества или членов ревизионной комиссии, если срок полномочий подошел к концу;
  • и одобрения условий договора с аудитором общества, если участники определили в уставе требование об обязательном ежегодном аудите.

Первоначальная повестка дня формируется исполнительным органом и подлежит направлению участникам одновременно с уведомлением о дате, времени и месте проведения общего собрания участников.

Факультативные вопросы – это общехозяйственные вопросы, которые накопились к дате проведения очередного собрания или требуют особо пристального внимания со стороны владельцев бизнеса. Это могут быть одобрение крупных сделок или сделок с заинтересованностью, внесение изменений в устав, действующие локальные нормативные акты (положение об общем собрании, положение о ревизоре и т.п.) и даже рассмотрение предложения генерального директора об увеличении размера его персонального вознаграждения за труд.

Определяем способ уведомления

В рамках действующего законодательства очередное общее собрание созывается исполнительным органом общества. Однако если в обществе создан совет директоров, эти полномочия могут быть переданы ему уставом. Поскольку одним из вопросов очередного общего собрания является утверждение годовой отчетности общества, оно не может быть проведено в заочной форме (абз. 2 п. 1 ст. 38 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Орган, созывающий общее собрание, обязан не позднее чем за тридцать дней до его проведения уведомить каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества. С формальной точки зрения участники вправе как ужесточить регламент уведомления участника, так и упростить его. Однако судебная практика в случае с данной нормой стоит на позициях защиты прав участников, поэтому настоятельно не рекомендуется «облегчать» способ уведомления участников о проведении общего собрания. Поскольку неизвещение или несвоевременное извещение о дате проведения общего собрания является основанием для признания решений недействительным, то общество рискует погрязнуть в длительных судебных разбирательствах о законности или незаконности принятых решений. Поэтому участникам можно рекомендовать использовать альтернативные способы уведомления совместно с заказными письмами либо использовать способы, которые считаются надежнее заказных почтовых отправлений.

В рамках «ужесточения» регламента участники общества могут установить требование о направлении уведомления:

  • заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
  • телеграммой с уведомлением о вручении;
  • лично в руки курьером.

Дополнительно к почтовой рассылке можно давать объявления в общедоступном для всех участников средстве массовой информации, например в местной газете. Это может помочь в том случае, если участники не уведомили общество о своем текущем местонахождении, а такие ситуации не редкость.

Стоит заметить, что не только организации в этом случае злоупотребляют своими возможностями. Участники достаточно часто сами провоцируют ситуации, в дальнейшем позволяющие им оспаривать решения общих собраний. Самый простой способ – не сообщить в общество о своем реальном месте нахождения. В итоге обществу приходится направлять письма по всем известным адресам, где участник может находиться, и даже в этом случае общество не застраховано от иска. В качестве примера приведем постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.11.2006 по делу № А38-1278-1/196-2006. Определением ВАС РФ от 28.05.2007 № 2713/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора.

Истец обратился в суд с требованием о признании недействительными решений общего собрания, которое мотивировано тем, что он не уведомлен о времени и месте проведения собрания, не ознакомлен с повесткой собрания, поэтому не принимал в нем участия, принятыми решениями ему причинены убытки. Суд при рассмотрении спора установил, что общество направило уведомление от 26.01.2005 о проведении этого собрания по четырем известным обществу адресам истца:

1) место фактического проживания, уведомление получено женой истца;

2) следственный изолятор ‑ место фактического нахождения истца на день направления уведомления, получено дежурным изолятора;

3) адрес временной регистрации, возвращено с отметкой «Адресат выбыл»;

4) адрес постоянной регистрации (прописки), письмо возвращено за истечением срока хранения.

Исходя из фактических обстоятельств дела, суд установил, что спорное собрание проведено с соблюдением порядка созыва такого собрания, т.к. общество предприняло все установленные законом меры для своевременного уведомления участника общества как о времени и месте проведения спорного собрания с его первоначальной повесткой дня, так и о внесенных изменениях в повестку дня этого собрания.

Уведомления следует направлять не только участникам общества. В соответствии с п. 3 ст. 32 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» члены совета директоров (наблюдательного совета) общества и члены коллегиального исполнительного органа общества, не являющиеся участниками общества, могут участвовать в общем собрании участников общества с правом совещательного голоса. Так, их необходимо уведомить о времени, дате и месте проведения собрания.

О чем уведомляем?

В уведомлении о проведении общего собрания участников должны быть указаны время и место проведения общего собрания участников общества, а также предлагаемая повестка дня (Пример 1). Число участников общества невелико, поэтому можно рекомендовать направлять персонифицированные уведомления или снабжать стандартные уведомления сопроводительными письмами (Пример 2).

Кроме того, участникам должны быть предоставлены информационные материалы. Порядок ознакомления с ними может быть определен в уставе общества. Если участники своевременно не озаботились этим вопросом, данная информация и материалы должны быть направлены вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников общества. К информации и материалам, подлежащим предоставлению участникам общества при подготовке общего собрания, по основным вопросам относятся:

  • годовой отчет общества;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества.

При наличии соответствующих вопросов в повестке дня готовят следующие материалы:

  • сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества; совет директоров (наблюдательный совет) общества и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
  • проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции;
  • проекты внутренних документов общества, а также иные материалы, если это предусмотрено уставом общества.

В ряде случаев может оказаться, что из-за обилия материалов участнику надо отправлять не заказное письмо, а бандероль или посылку.

Указанная информация и материалы в течение тридцати дней до проведения общего собрания участников общества должны быть предоставлены для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию участника общества предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затрат на их изготовление. Размер такой платы определяется исполнительными органами общества исходя из общей калькуляции затрат на их копирование.

Пример 1

Уведомление о проведении общего собрания участников

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

о проведении очередного (годового) общего собрания участников

общества с ограниченной ответственностью «Электроник»

Дата проведения собрания: 31 марта 2013 г.

Место проведения собрания: гостиница «Горный отдых» («синий» зал), ул. Жердева, д. 112, г. Улан-Удэ, 670042.

Начало регистрации участников: 12.00.

Начало собрания: 13.00.

1. Об утверждении годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчета о прибылях и убытках общества.

2. О распределении прибыли (в том числе о выплате дивидендов) общества по результатам 2012 г.

3. Об избрании ревизора общества.

4. Об утверждении аудитора общества и условий договора с ним.

Для регистрации на собрании участнику необходимо иметь при себе паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а для представителя – также доверенность на право участия в собрании и (или) документы, подтверждающие его право действовать от имени участника без доверенности.

С информацией (материалами) по вопросам повестки дня годового общего собрания, подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании, можно ознакомиться по адресу: ул. Жердева, д. 2, каб. 3, г. Улан-Удэ, 670042 по рабочим дням с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.00 до 13.00.

Тел. (3012) 433314.

Материалы доступны с 25 февраля 2013 г.

Генеральный директор Удэнов А.И. Удэнов

Пример 2

Сопроводительное письмо к уведомлению о проведении общего собрания участников

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

От 01 марта 2013 г.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

Уважаемый Александр Алексеевич!

Сообщаем Вам о предстоящем 31 марта 2013 г. общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник». Просим прибыть лично или направить Вашего уполномоченного представителя для участия в собрании.

1. Уведомление о проведении очередного (годового) общего собрания участников с повесткой дня на 1 л.

2. Годовой отчет за 2012 г. на 12 л.

3. Баланс с приложениями за 2012 г. на 6 л.

4. Заключение ревизора общества на 4 л.

5. Заключение аудиторов на 18 л.

6. Проект договора о проведении аудиторской проверки с ООО «Улан-Удэ Аудит» в 2013 г. на 4 л.

Генеральный директор Удэнов А.И. Удэнов

Согласовываем повестку дня

Любой участник общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания участников общества дополнительных вопросов (Пример 3). Такое предложение должно быть сделано не позднее чем за пятнадцать дней до проведения собрания. Дополнительные вопросы, за исключением вопросов, которые не относятся к компетенции общего собрания участников общества или не соответствуют требованиям федеральных законов, подлежат включению в повестку дня общего собрания участников общества. При этом исполнительные органы, созывающие годовое общее собрание, не вправе вносить изменения в формулировки дополнительных вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания участников общества.

В случае если по предложению участников общества в первоначальную повестку дня общего собрания участников общества вносятся изменения, орган или лица, созывающие общее собрание, обязаны не позднее чем за десять дней до даты его проведения уведомить всех участников общества о внесенных в повестку дня изменениях способом, аналогичным уведомлению о проведении общего собрания участников.

Пример 3

Письмо от участника с предложением включить в повестку дня общего собрания участников общества дополнительные вопросы

Уважаемый г-н Удэнов!

Предлагаю включить в повестку дня общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник», проведение которого планируется 31 марта 2013 г., следующие вопросы:

1. О прекращении полномочий генерального директора Удэнова А.И. и увольнении его по п. 2 ст. 278 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Об избрании на должность единоличного исполнительного органа генерального директора Преображенского Ф.Ф.

3. О назначении на должность финансового директора Иванова И.И.

1. Автобиография Преображенского Ф.Ф. на 4 л.

2. Автобиография Иванова И.И. на 6 л.

3. Копия документов об образовании (диплома и приложения) Иванова И.И. на 2 л.

07 марта 2013 г.

Пример 4

Ответ на письмо участника

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

От 14 марта 2013 г.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

Уважаемый Александр Алексеевич!

Сообщаем Вам, что предложенные Вами вопросы о прекращении полномочий действующего и назначении нового генерального директора будут включены в повестку дня общего собрания участников.

Предложенный Вами к внесению в повестку дня вопрос «О назначении на должность финансового директора Иванова И.И.» рассматриваться общим собранием участников не может, так как заключение трудовых договоров с сотрудниками общества в компетенцию общего собрания участников не входит.

Генеральный директор Удэнов А.И. Удэнов

Пример 5

Ответ на письмо участника

Общество с ограниченной ответственностью «Электроник»

(ООО «Электроник»)

ул. Жердева, д. 12, г. Улан-Удэ, 670042, Российская Федерация

От 14 марта 2013 г.

шоссе Энтузиастов, д. 23, кв. 17, г. Москва, 117562

Уважаемый Александр Алексеевич!

Сообщаем Вам, что в повестку дня общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Электроник», назначенного на 31 марта 2013 г., внесены следующие дополнительные вопросы:

1. О прекращении полномочий генерального директора Удэнова А.И. и увольнении его по п. 2 ст. 278 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Об избрании на должность единоличного исполнительного органа генерального директора Преображенского Ф.Ф.

1. Копия автобиографии Удэнова А.И. на 8 л.

2. Копия автобиографии Преображенского Ф.Ф. на 4 л.

С дополнительными материалами к собранию (автобиографиями) можно ознакомиться в том же порядке, что и с основными материалами, по адресу: ул. Жердева, д. 2, каб. 3, г. Улан-Удэ, 670042 по рабочим дням с 9.00 до 18.00, перерыв с 12.00 до 13.00.

Тел. (3012) 433314.

Дополнительные материалы доступны с 14 марта 2013 г.

Генеральный директор Удэнов А.И. Удэнов

Исправляем ошибки

Общество – одна из наиболее демократичных организационно-правовых форм. Это проявляется во многих моментах, в т.ч. и в порядке созыва общего собрания участников. В соответствии с нормами Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» в случае нарушения установленного порядка созыва общего собрания участников общества такое общее собрание признается правомочным, если присутствуют все участники общества. Такая возможность дает обществам с небольшим числом участников (2–5 человек) большую свободу действий. Когда между участниками отсутствуют конфликты, их можно приглашать на общие собрания любым доступным способом – хоть электронными письмами, хоть телефонными звонками. Главное – согласовать время и место и добиться того, чтобы все участники были на собрании и протокол был оформлен должным образом.

Стоит заметить, что многие процедурные вопросы становятся жизненно важными в условиях корпоративных конфликтов, когда уже слишком поздно. Более того, все эти кажущиеся громоздкими и излишне формализованными процедуры во многом существуют именно для того, чтобы локальные противоречия не перерастали в серьезное противостояние между участниками. Особенно это важно, когда общие собрания созываются генеральным директором, человеком, во многом зависящим от воли одного или нескольких владельцев бизнеса. Часто несоблюдение подобных формальностей ставит его в положение того самого холопа, у которого трещит чуб от барской драки. Причем владельцы бизнеса почти наверняка договорятся, а вот для директора последствия могут быть самые неблагоприятные. Поэтому очередное (годовое) собрание требует особо кропотливого и внимательного отношения к соблюдению процедуры его созыва.

[1]См.: Братановский С.Н., Злобина Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (постатейный) // СПС «КонсультантПлюс». 2006.

[2]Например, в организациях с высокой сезонностью продаж с экономической точки зрения начало и конец финансового года разумнее «привязывать» к сезонам.

[3]Особенно это актуально для организаций, расположенных в небольших городах. Например, если на дату проведения общего собрания придется проведение собраний несколькими крупными акционерными обществами, то арендные ставки могут быть повышены.

[4]Здесь и ниже приведены цитаты из уставов действующих обществ.

[5]В соответствии с п. 3 ст. 30 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» годовой отчет общества в обязательном порядке должен содержать информацию о состоянии чистых активов общества.

С.В. Россол, юрисконсульт ООО «ТК “Третий Рим”»